Organize your documents like a pro - Trust these tips to help get your documents in order

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La magie des codes couleurs -

Transformez votre système de classement grâce à un code couleur. Attribuez une couleur à chaque catégorie, par exemple le bleu pour les finances et le rouge pour les tâches urgentes. Cette méthode permet non seulement d'éclaircir votre espace, mais aussi de l'identifier rapidement. Astuce : utilisez des chemises ou des onglets de couleur pour classer vos documents et y accéder facilement.

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La maîtrise des documents numériques -

Utilisez un scanner ou une application de numérisation pour convertir vos documents en fichiers numériques. Organisez-les dans des dossiers sur votre ordinateur ou dans un espace de stockage, en utilisant des conventions de dénomination claires pour faciliter la recherche. Autre avantage : les fichiers numériques sont facilement accessibles et moins susceptibles d'être endommagés.

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L'amour pour les étiquettes -

Et oui, un étiquetage efficace peut rationaliser votre système de classement. Utilisez une étiqueteuse ou écrivez clairement à la main pour marquer les dossiers et autres objets similaires. Veillez aussi à ce que les étiquettes soient concises et cohérentes pour faciliter la navigation.

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Vive les armoires de classement -

Optimisez vos armoires avec des tiroirs catégorisés. Utilisez des intercalaires et des étiquettes pour classer les documents par ordre alphabétique, par projet ou par date. Conservez les dossiers fréquemment utilisés dans les tiroirs supérieurs pour y accéder facilement. Et surtout, n'oubliez pas d'éliminer périodiquement les documents périmés pour rester efficace !

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Un bureau désencombré -

Organisez votre espace en désignant des emplacements pour chaque chose. Utilisez des plateaux pour les documents entrants et sortants, et ayez un petit système de classement à portée de main pour les documents importants. Aussi, débarrassez régulièrement votre bureau pour maintenir un espace de travail dégagé, permettant une excellente concentration et productivité.

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Les classeurs, c'est la vie -

Les classeurs sont parfaits pour regrouper des documents connexes. Utilisez des intercalaires pour séparer les sections et des pochettes transparentes pour les documents importants. Ils sont idéaux pour les projets, les recettes ou les manuels. Conseil : étiquetez le dos pour faciliter l'identification sur une étagère !

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La méthode minimaliste -

Adoptez une approche minimaliste de l'organisation des documents. Ne conservez que les documents essentiels et numérisez le reste. Utilisez un système de classement simple avec des catégories générales pour éviter de trop compliquer les choses.

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Organisateurs muraux -

Utilisez l'espace vertical avec des organisateurs muraux. Accrochez des porte-dossiers ou des tableaux magnétiques pour garder les documents importants à hauteur des yeux. Cette méthode permet d'économiser de l'espace sur le bureau et de garder les documents clés visibles et accessibles.

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Vive les outils technologiques -

N'hésitez pas à vous aider de la technologie pour vous organiser. Utilisez des applications pour la prise de notes et la numérisation de documents. Les services sur le cloud offrent des options de sauvegarde et de synchronisation pour l'accès à tous les appareils.

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Le secret est dans la catégorisation -

Une catégorisation efficace est essentielle ! Regroupez les documents similaires et étiquetez clairement chaque catégorie. Ce système permet de retrouver rapidement les documents et de maintenir l'ordre dans les dossiers.

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Les archives : en boîtes ! -

Surtout si elles sont munies d'un couvercle, les boîtes sont idéales pour conserver les documents archivés. Étiquetez chaque boîte en indiquant son contenu et sa date. Rangez-les sur des étagères ou dans un placard afin d'organiser les documents rarement utilisés et de les mettre à l'abri.

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Les dossiers accordéons sont pratiques -

Ils sont parfaits pour le tri et le transport des documents. Dotés de plusieurs compartiments pour la catégorisation, et portables, ils sont idéaux pour les documents fiscaux, les reçus ou les documents relatifs à des projets.

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Les séparateurs de tiroirs -

Ils peuvent transformer des tiroirs en désordre en espaces organisés ! Utilisez-les pour séparer différents types de documents ou de fournitures de bureau. Tout reste ainsi facilement accessible et à sa place.

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À emporter -

Si vous avez besoin de vous déplacer, il existe des systèmes de classement portables, tels que les porte-documents ou les boîtes à dossiers. Ces outils sont essentiels et vous permettent d'organiser les documents par projet ou par date. Veillez toutefois à ce que tout soit en sécurité lors de vos déplacements.

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Les rangements empilables -

Utilisez des plateaux et des étagères empilables pour optimiser l'espace. Étiquetez chaque plateau en fonction du type de document, par exemple "Boîte de réception" et "Boîte d'envoi". Cela permet de maintenir un flux organisé de documents sur votre bureau et d'y voir clair.

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Les enveloppes débarquent -

Utilisez des enveloppes pour classer les petits papiers ou les papiers volants tels que les reçus et les notes. Étiquetez-les par catégorie ou par date et rangez-les dans un tiroir ou une boîte prévus à cet effet. Cette méthode permet de trier et d'accéder à ces documents qui s'égarent facilement.

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L'utilité des trombones -

Qu'il s'agisse de trombones, coins de lettres, ou encore pinces à dessin, ces fournitures de bureau peuvent être plus que de simples supports de papier. Utilisez-les pour regrouper des documents connexes dans un dossier ou sur un tableau. Ils sont parfaits pour organiser temporairement des documents avant de les classer correctement.

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Des étagères pratiques -

Et non, les étagères ne sont pas réservées aux livres ! Elles sont également parfaites pour l'organisation des documents. Utilisez des bacs étiquetés ou des porte-revues pour ranger les dossiers et les documents. Disposez-les en fonction de la fréquence d'utilisation, en plaçant les éléments les plus utilisés à portée de main.

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Tout dans les paniers -

Ils ajoutent une touche décorative à l'organisation des documents et sont parfaits pour ranger les documents volumineux tels que les catalogues ou les dossiers de projet. Ils permettent également de garder les documents accessibles mais hors de vue. Conseil : étiquetez les paniers pour identifier facilement leur contenu.

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Marques pages collants -

Utilisez-les pour marquer les pages ou les sections importantes dans les classeurs et les dossiers. Un code couleur peut vous faciliter la vie. Cette méthode est particulièrement utile pour les grands classeurs ou lorsque vous gérez plusieurs projets.

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Un chariot à roulettes -

Très pratique, il permet de stocker des documents de manière mobile. Utilisez-le pour conserver les projets en cours, les fournitures ou les dossiers auxquels vous devez accéder fréquemment. La mobilité du chariot vous permet de déplacer vos documents de travail essentiels dans votre espace.

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Les dossiers suspendus -

Situés dans un tiroir de bureau ou une boîte à dossiers, ils peuvent améliorer considérablement l'organisation des documents. Ils permettent aussi un étiquetage facile et un accès rapide, et empêchent les papiers de se froisser au fond du tiroir.

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Le charme des petits casiers -

Parfaits pour une catégorisation visuelle et un accès facile, les casiers vous permettent de séparer différents types de documents ou de projets. Utilisez de petits bacs ou dossiers à l'intérieur de chaque casier pour que tout soit bien organisé.

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La corbeille à courrier -

Elles ne sont pas uniquement destinées au courrier entrant et sortant. Utilisez-les également pour organiser les projets en cours, les listes de tâches ou les documents fréquemment utilisés. Étiquetez chaque bac en fonction de son utilisation, pour que votre flux de travail reste fluide et ordonné.

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Des dossiers-chemises -

Investissez dans une variété de chemises pour différents usages. Par exemple, des chemises en accordéon pour les reçus et des pochettes en plastique pour les documents importants.

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Le tableau magnétique -

Deux en un, il vous permet d'écrire et d'afficher des documents importants. Utilisez des aimants pour maintenir temporairement des documents, afin de les garder à l'œil et à l'esprit. Cette méthode est parfaite pour les rappels visuels et ajoute un élément interactif à votre organisation.

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Séances de tri hebdomadaires -

Il est également important de consacrer un peu de temps chaque semaine au tri et à l'organisation de vos documents. En effet, un entretien régulier permet d'éviter que les piles ne deviennent trop importantes et de maintenir votre système à jour. Cette habitude garantit que tout reste à sa place et réduit le temps passé à rechercher des documents ultérieurement.

Sources: (Extensis) (The New York Times)

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